Steht eine Geschäftsreise an und Sie wissen nicht, wo Sie mit dem Packen beginnen sollen? Oder suchen Sie Inspiration, um das lang geplante Gruppenvorhaben erfolgreich anzugehen? Wir haben einige hilfreiche Tipps zusammengestellt, die Ihre beruflichen Reisen zu wertvollen Gelegenheiten machen können. Und falls Sie sich fragen, ob die Reisezeit eigentlich als Arbeitszeit gilt – auch darauf gehen wir im Verlauf dieses Artikels ein.
Wie Sie eine Geschäftsreise meistern
Vorbereitung: Organisation ist das A und O
Egal ob es um Ihre Reisetasche oder den Terminplan für die Geschäftsreise geht – die Grundlage jeder erfolgreichen beruflichen Reise ist eine gute Organisation. Ob Sie mit einer Gruppe unterwegs sind und einem festen Programm folgen oder allein reisen und Platz für Spontanität haben, planen Sie die Tage im Voraus sorgfältig. Erledigen Sie bereits vorher anstehende Aufgaben, damit Sie sich voll und ganz auf den gegenwärtigen Moment konzentrieren können. Gleichzeitig sollten Sie erreichbar bleiben, falls unerwartete Situationen auftreten.
Was das Gepäck betrifft, gilt: Weniger ist mehr (darauf kommen wir später noch einmal zurück). Packen Sie praktisch und nutzen Sie den verfügbaren Platz optimal, vor allem, wenn Sie nur mit Handgepäck reisen. Reduzieren Sie Ihren Kulturbeutel, indem Sie auf Produkte verzichten, die in den meisten Hotels ohnehin bereitgestellt werden, wie Hygiene- und Pflegeartikel. Stattdessen sollten Sie Dinge einpacken, die Ihnen den Alltag erleichtern – wie eine wiederverwendbare Wasserflasche. Diese ist nicht nur praktisch, sondern trägt auch dazu bei, Ihre ökologische Reisebilanz zu verbessern.
Während der Reise: Balance zwischen Arbeit und Freizeit
Sobald die Geschäftsreise beginnt, liegt der Schlüssel darin, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden. Natürlich handelt es sich um eine berufliche Reise, aber gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, den Alltag hinter sich zu lassen, neue Umgebungen zu erleben und (das Wichtigste) die Zeit außerhalb des Büros zu genießen.
Vielleicht stehen tagsüber zahlreiche Meetings auf dem Programm, die Sie und Ihren Körper strapazieren. Eine gute Idee ist es dann, sich zwischendurch auch Momente der Entspannung zu gönnen doch gönnen – sei es im Hotel-Spa oder bei einem gemütlichen Abendessen. Oft sind in der Reiseplanung bereits Aktivitäten eingeplant, die über den beruflichen Kontext hinausgehen, wie Naturerlebnisse, kulturelle Besichtigungen oder sportliche Angebote. Studien zeigen, dass kurze Auszeiten die Kreativität fördern und die Konzentration steigern.
Wussten Sie, dass einige Unternehmen ihren neuen Mitarbeitenden vor dem Arbeitsbeginn sogenannte „Pre-vacations“ oder Precations gewähren, um ihnen den Einstieg zu erleichtern? Genießen Sie Ihre Reise, erledigen Sie Ihre Aufgaben und nutzen Sie gleichzeitig die Gelegenheit, den nomadischen Lebensstil zu umarmen und Ihr Reiseziel zu entdecken.
Nach der Reise: Feedback und Netzwerke stärken
Geschäftsreisen sind eine hervorragende Gelegenheit, um Verbindungen aufzubauen und Beziehungen zu festigen. Nach Ihrer Rückkehr können die während der Reise geknüpften Kontakte die Grundlage für langfristige berufliche Beziehungen bilden.
Teilen Sie Ihr positives Feedback mit Ihren Mitreisenden oder den Personen, mit denen Sie sich vor Ort getroffen haben. So fördern Sie den weiteren Ausbau dieser Verbindungen und schaffen Möglichkeiten für zukünftige Reisen, Kooperationen und berufliche Weiterentwicklung. Wer weiß, welche Chancen sich daraus ergeben könnten?
Was Sie auf eine Geschäftsreise mitnehmen sollten
Reisedokumente und Unterlagen
Neben den üblichen Reisedokumenten wie Personalausweis oder Reisepass, Buchungsbestätigungen und Reiseversicherungen sollten Sie auf einer Geschäftsreise an zusätzliche Materialien denken. Packen Sie Visitenkarten, Unternehmensbroschüren, Einladungen zu Veranstaltungen, Unterlagen für Meetings und alles ein, was Sie möglicherweise vor Ort benötigen könnten. Diese Extras können dabei helfen, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und gut vorbereitet zu wirken.
Vielseitige Kleidung (mit einer eleganten Note)
Wenn Ihr Reiseziel am Strand liegt, vergessen Sie nicht, Badesachen einzupacken. Für Aufenthalte in der Natur sind bequeme Schuhe und Sportkleidung unverzichtbar. Da es sich jedoch um eine Geschäftsreise handelt, sollten Sie auch an formelle Outfits denken – besonders für Situationen, die eine gewisse Etikette erfordern.
Setzen Sie auf vielseitige Kleidung und Accessoires, die sich leicht kombinieren lassen. Basics wie eine weiße Bluse, ein dunkler Blazer oder elegante Schuhe sind ideale Begleiter. Bei informelleren Reisen können Sie es mit Ihrem Stil etwas lockerer angehen lassen und auf bequemere Outfits zurückgreifen.
Technische Essentials für Ihre Geschäftsreise
Runden Sie Ihre Tasche für die Geschäftsreise mit einem Laptop oder Tablet und anderen technischen Gadgets ab. Ein zusätzliches Ladekabel oder ein kabelloses Ladegerät, Kopfhörer und eventuell eine Kamera sind praktische Begleiter. Für entspannte Momente können Sie auch einen E-Reader oder ein gutes Buch einpacken. Wenn Sie ins Ausland reisen, denken Sie zudem an einen passenden Steckdosenadapter, um bestens ausgestattet zu sein.
Zählen Reisezeiten als Arbeitszeit?
Wenn Sie angestellt sind und Ihr Unternehmen dies festlegt, dann ja: Reisezeiten zählen in der Regel als Arbeitszeit. Sowohl die An- und Abreise als auch der Aufenthalt können als reguläre Arbeitszeit angerechnet werden, wobei üblicherweise nur die tatsächliche Arbeitszeit ohne Ruhezeiten erfasst wird.
Sind Sie selbstständig und rechnen nach Stunden ab, hängt der genaue Umfang von der Vereinbarung mit Ihren Kunden ab. Falls Sie während der Geschäftsreise mehr Stunden als üblich arbeiten, sollten diese als Überstunden dokumentiert werden. Klären Sie solche Details am besten im Voraus, um Missverständnisse zu vermeiden.
